Baskı sürecinde en çok tercih edilen dosya formatı PDF’tir. Bunun en büyük nedeni, PDF formatının tasarımı farklı bilgisayarlarda bozulmadan koruyabilmesi ve baskı makineleriyle yüksek uyumluluk sağlamasıdır. Ancak her PDF dosyası baskıya uygun değildir. Profesyonel bir sonuç elde edebilmek için PDF’in belirli teknik kurallara göre hazırlanması gerekir. Aksi halde renk kaymaları, font bozulmaları, düşük kalite veya kesim sorunları gibi ciddi problemler yaşanabilir.
İlk dikkat edilmesi gereken konu çözünürlük ve renk modudur. PDF içerisinde kullanılan tüm görseller minimum 300 DPI çözünürlükte olmalı ve tasarım CMYK renk modunda hazırlanmalıdır. Çünkü ekran için kullanılan RGB renk sistemi baskıda farklı sonuçlar verir. CMYK ile hazırlanan bir PDF, baskı sonucuna çok daha yakın renkler sunar ve sürpriz ton farklarının önüne geçer. Özellikle katalog, broşür ve kurumsal baskılarda bu detay oldukça önemlidir.
Bir diğer kritik konu font kullanımıdır. Eğer kullanılan yazı tipleri PDF içine doğru şekilde gömülmezse, dosya başka bir bilgisayarda açıldığında font değişebilir veya yazılar tamamen bozulabilir. Bu sorunu önlemek için fontlar ya PDF’e gömülmeli ya da outline (vektöre çevirme) işlemi yapılmalıdır. Böylece yazılar tasarımın bir parçası haline gelir ve hiçbir sistemde değişmez. Profesyonel matbaalar genellikle baskıya gönderilmeden önce bu kontrolü mutlaka yapar.
Taşma payı (bleed) ve kesim işaretleri de baskıya uygun PDF hazırlamanın önemli parçalarıdır. Tasarımın kenarlarına genellikle 2–5 mm taşma payı eklenir ve kesim çizgileri belirtilir. Bu sayede baskı sonrası yapılan kesim işlemlerinde beyaz boşluk oluşması engellenir. Ayrıca yazı ve logoların güvenli alan içinde kalması gerekir; aksi halde kesim sırasında zarar görebilirler.
Son aşamada PDF dışa aktarılırken doğru kalite ayarlarının seçilmesi gerekir. Görseller sıkıştırılmamalı, kalite düşürülmemeli ve “yüksek kalite baskı” veya “print-ready PDF” ayarları kullanılmalıdır. Yanlış sıkıştırma ayarları dosya boyutunu küçültse de baskı kalitesini ciddi şekilde düşürebilir. Kısacası doğru hazırlanmış bir PDF; net renkler, keskin görseller, sorunsuz kesim ve profesyonel bir baskı sonucu için temel gerekliliklerden biridir.